Versteuerung der Pkw-Nutzung (für Arbeitnehmer)

Bei der Prüfung der Versteuerung eines überlassenen Pkws sind drei aufeinander aufbauende Fragen zu trennen:

1. Wurde dem Arbeitnehmer die private Nutzung gestattet?
2. Im welchen Umfang wurde die private Nutzung gestattet?
3. Wie ist diese Nutzungsmöglichkeit zu bewerten?

Überlassung zur privaten Nutzung

Zunächst ist zu klären, ob ein betriebliches Fahrzeug vom Arbeitgeber überhaupt zur privaten Nutzung überlassen wurde. Es ist ja denkbar, dass der betriebliche Pkw nach Feierabend auf dem Hof des Pflegedienstes abgestellt werden muss und eine private Nutzung gerade nicht gestattet ist.
Der Arbeitgeber sollte im Einzelfall entscheiden, ob eine Privatnutzung gestattet sein soll oder nicht. Diese Entscheidung sollte durch eine Ergänzung zum Arbeitsvertrag festgehalten und dokumentiert werden. Auch der umgekehrte Fall, dass eine private Nutzung untersagt ist, sollte durch einen sog. Nutzungsausschluss dokumentiert werden.

Praxishinweis:

Es empfiehlt sich, eine Liste aller Pkws des Pflegedienstes zu führen, auf der bei jedem Pkw vermerkt ist, ob er einem Mitarbeiter zu privaten Nutzung zugeordnet wurde oder ob ein Nutzungsausschluss für diesen Pkw vereinbart wurde.

Umfang der privaten Nutzung

Ist geklärt, dass der Pkw überhaupt privat genutzt werden darf, muss in einem zweiten Schritt der Umfang der privaten Nutzung geklärt werden. Der Arbeitgeber muss entscheiden, ob der Arbeitnehmer die Pkw nur

• allgemein für Privatfahrten oder auch für 
• Fahrten zwischen der privaten Wohnung und dem Pflegedienst
  nutzen darf.

Je nach Umfang der Nutzung fällt die Versteuerung höher oder niedriger aus.

Praxishinweis:

Diese Entscheidung sollte im Arbeitsvertrag ausdrücklich dokumentiert werden.

Bewertung der Nutzungsmöglichkeit

Damit eine Arbeitgeberzuwendung wie die private Nutzung des betrieblichen Pkws versteuert werden kann, muss zunächst ihr Wert ermittelt werden. Für diese Wertermittlung stellen die Finanzbehörden grundsätzlich zwei Methoden zur Verfügung, von der in diesem Artikel nur die in der Praxis relevantere pauschale Nutzungswertmethode (sog. 1%-Regelung) besprochen werden soll.

Danach wird der Wert der zu versteuernden privaten Nutzung nach einem festen Prozentsatz des sog. Bruttolistenneupreises ermittelt.

Bruttolistenneupreis

Dabei ist zu beachten, dass der Berechnung der inländische Listenpreis eines neuen Pkws zu Grunde gelegt wird. Egal, ob der Pkw nämlich gebraucht oder zu einem besonders guten Preis erworben wurde wurde, für die Ermittlung des zu versteuernden Nutzungswertes ist immer der Bruttolistenneupreis inklusive aller werkseitigen eingebauten Sonderausstattung zu Grunde zu legen.

Praxishinweis

Fragen Sie diesen Bruttolistenneupreis beim Kauf des Pkws immer bei Ihrem Autohaus an und bewahren Sie ihn unbedingt sorgfältig bei Ihren Akten auf. Spätestens bei einer steuerlichen Außenprüfung wird es auf diesen Wert ankommen.

Bis maximal Ende 2030 kann der Berechnung für Hybrid und Elektrofahrzeuge ein bis zum einem Viertel reduzierter Bruttolistenneupreis zu Grunde gelegt werden. Ob diese Vergünstigung tatsächlich herangezogen werden kann hängt aber vom Einzelfall ab und sollte mit ihrem Steuerberater besprochen werden.

Privatfahrten

Ist die Nutzung für private Fahrten durch den Arbeitgeber gestattet, ist der dafür zu versteuernde monatliche Nutzungswert mit 1% des Bruttolistenneupreises zu ermitteln.

Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte

Darf der Pkw auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt werden, ist diese Nutzungsmöglichkeit grundsätzlich unabhängig von der Nutzung des Fahrzeugs zu Privatfahrten zusätzlich mit monatlich 0,03 % des inländischen Listenpreises des Kraftfahrzeugs für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu bewerten.

Beispiel

Der Mitarbeiter eines Pflegedienstes darf den betrieblichen Pkw (Bruttolistenneupreis 25.000 EUR) sowohl für private Fahrten als auch für die täglichen Fahrten von der privaten Wohnung bis zum Pflegedienst nutzen. Die Entfernung zwischen der Wohnung und dem Pflegedienst beträgt 10 km.

Der Arbeitnehmer hat daher für die Nutzungsmöglichkeit folgendes monatlich zu versteuern:

Für die private Nutzung des betrieblichen Pkws (Privatfahrten und Fahrten Wohnung - Arbeitsstätte) muss der Arbeitnehmer monatlich 325,00 EUR versteuern und verbeitragen. Das bedeutet, dass dieser Betrag der Lohnsteuer und der Sozialversicherung unterworfen werden muss. Bei einem unterstellten Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung von 20% und einem ebenfalls unterstellten Lohnsteuersatz von 25% errechnet sich der monatliche Nettolohnabzug wie folgt: